Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung · Fassung v1.1 für die Partner-Microsite · Stand Juli 2026

Hinweis: Fassung v1.1 — Dienstangaben sind auf die tatsächlich eingesetzte Technik der Partner-Microsite abgestimmt (statisches HTML, HubSpot Formulare/Meetings/CRM, kein Tracking, kein Newsletter). Vor Livegang bitte Domain eintragen und final freigeben.

A4VR GmbH
Agency for Virtual Reality
Inselstraße 34
40479 Düsseldorf
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Michael Albrecht und Jan Thiel
Telefon: +49 211 8694 3684
E-Mail: jt@flamecoach.de
Website: [DOMAIN DER PARTNER-MICROSITE — vor Livegang eintragen]
Handelsregister: Amtsgericht Düsseldorf, HRB 74836
USt-IdNr.: DE815576046

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.

Falls kein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, richten Sie Datenschutzanfragen bitte an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

3. Allgemeine Hinweise und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung des Flamecoach-Partnerprogramms, zur Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen oder aufgrund einer Einwilligung erforderlich ist.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer Einwilligung.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Vertragsdurchführung.

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere am sicheren Websitebetrieb, an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und an der Dokumentation von Vertriebsaktivitäten.

4. Hosting und Server-Logdateien

Beim Aufruf der Website können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem, übertragene Datenmenge und technische Fehlermeldungen verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der technisch fehlerfreien Bereitstellung, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hostinganbieter: Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern (Serverstandort innerhalb der EU).

Speicherdauer der Server-Logs: 14 Tage, soweit keine sicherheitsrelevante längere Aufbewahrung erforderlich ist.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien können eingesetzt werden, um grundlegende Funktionen, Sicherheit, Formularübertragung und Spracheinstellungen zu ermöglichen. Soweit der Zugriff auf das Endgerät unbedingt erforderlich ist, erfolgt er auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder Tracking-Technologien werden nur nach vorheriger Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingesetzt.

Ein Consent-Management-System wird derzeit nicht eingesetzt, da auf dieser Website keine einwilligungspflichtigen Cookies oder Tracking-Technologien verwendet werden.

6. Kontaktaufnahme und Formulare

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Formular kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere Namen, Unternehmen, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten, den Inhalt der Anfrage und Angaben zu Ihrem Produkt- oder Partnerinteresse. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen oder einen Vertrag geht, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. HubSpot CRM, Formulare und Terminbuchung

Wir können Dienste von HubSpot für Kontaktformulare, CRM, Terminbuchung, die Zuordnung von Anfragen zu Partnern, die Dokumentation von Vertriebsaktivitäten und die Organisation von Demonstrationen einsetzen.

Anbieter: HubSpot Ireland Limited, 2nd Floor, 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland.

• Verarbeitete Daten können Name, Unternehmen, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten, Produktinteresse, Termin- und Kommunikationsdaten, Partnerzuordnung, Bearbeitungsstatus sowie technische Protokolldaten umfassen.

• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• Soweit HubSpot nicht notwendige Cookies oder Tracking einsetzt, erfolgt die Aktivierung nur nach Einwilligung.

• HubSpot verarbeitet Daten grundsätzlich auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Drittlandübermittlungen erfolgen nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln.

Tatsächlich eingesetzte HubSpot-Funktionen: Formulare (Übermittlung von Anfragen über die HubSpot Forms API), Terminbuchung (HubSpot Meetings) und CRM. HubSpot-Tracking-Code ist auf dieser Website nicht eingebunden.

Löschfrist für erfolglose Interessenten: 24 Monate nach dem letzten substanziellen Kontakt.

8. Terminbuchung

Bei der Buchung eines Gesprächs oder einer Demonstration verarbeiten wir insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, gewählten Termin, Gesprächsanlass, freiwillige Mitteilungen und technische Protokolldaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Buchung einer Vertragsanbahnung dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eingesetzter Buchungsdienst: HubSpot Meetings (HubSpot Ireland Limited, 2nd Floor, 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland). Für die Durchführung von Videokonferenzen setzen wir Zoom ein — Anbieter: Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, San Jose, CA 95113, USA; Vertragspartner für den EWR ist Zoom Video Communications B.V., Niederlande. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-U.S. Data Privacy Framework sowie ergänzender Standardvertragsklauseln.

9. Bewerbung und Teilnahme am Flamecoach-Partnerprogramm

Bei einer Bewerbung oder Anfrage zum Partnerprogramm verarbeiten wir insbesondere Namen, Unternehmen, Anschrift, Position, Website, Tätigkeitsfelder, Zielregion, Vertriebs-, Demo- und Servicekompetenzen sowie Kommunikations- und Termindaten. Die Verarbeitung dient der Prüfung, Anbahnung und gegebenenfalls Durchführung einer Partnerschaft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; ergänzend kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Auswahl geeigneter und zuverlässiger Partner gelten.

Löschfrist bei nicht zustande gekommener Partnerschaft: 12 Monate.

10. Lead-Registrierung durch Flamecoach-Partner

Autorisierte Flamecoach-Partner können potenzielle Geschäftskunden über ein von Flamecoach bereitgestelltes Formular, Partnerportal oder anderes elektronisches Verfahren registrieren. Nicht jeder Partner erhält hierfür einen eigenen HubSpot-Zugang.

• Verarbeitet werden können Unternehmen, Ansprechpartner, geschäftliche Funktion und Kontaktdaten, Produkt- oder Projektinteresse, Informationen zum bisherigen Kontakt, geplante Demonstrationen, zuständiger Partner sowie Bearbeitungsstatus.

• Wenn ein Partner Ihre Daten an uns übermittelt, stammt die Information grundsätzlich von diesem Partner. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der geschäftlichen Anfrage, zur Zuordnung, Kontaktaufnahme, Organisation einer Demonstration und möglichen Vertragsanbahnung.

• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung auf eine Anfrage oder mögliche Vertragsbeziehung zurückgeht, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• Partner erhalten grundsätzlich nur Zugriff auf selbst registrierte, ihnen zugeordnete oder ausdrücklich freigegebene Daten. Ein Zugriff auf Daten anderer Partner oder nicht zugeordnete Flamecoach-Bestandskunden ist nicht vorgesehen.

• Flamecoach und der jeweilige Partner handeln grundsätzlich jeweils in eigener Verantwortlichkeit, soweit beide Zwecke und Mittel ihrer Verarbeitung selbst bestimmen. Soweit im Einzelfall eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt, wird sie gemäß Art. 26 DSGVO gesondert geregelt.

Speicherdauer nicht erfolgreicher Leads: 24 Monate nach dem letzten substanziellen Kontakt.

11. Produktdemonstrationen, Veranstaltungen und Schulungen

Bei Anmeldungen zu Demonstrationen, Veranstaltungen oder Schulungen verarbeiten wir insbesondere Name, Unternehmen, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten, Termin- und Organisationsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Vorgängen, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Foto-, Video- oder Tonaufnahmen erfolgen nur auf gesonderter rechtlicher Grundlage und nach entsprechender Information.

12. Analyse-, Marketing- und externe Mediendienste

Auf dieser Website setzen wir derzeit keine Analyse-, Marketing- oder externen Mediendienste ein.

Sollten künftig solche Dienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach vorheriger Einwilligung; diese Erklärung wird dann um Anbieter, Zweck, Datenarten, Speicherdauer, Widerrufsmöglichkeit und etwaige Drittlandübermittlungen ergänzt.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an Hosting- und IT-Dienstleister, CRM- und Kommunikationsanbieter, Kalenderdienste, autorisierte Flamecoach-Partner, Vertriebs- und Servicepartner, Logistikdienstleister, Banken, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater, Behörden sowie im Fall einer Umstrukturierung an verbundene Unternehmen oder Rechtsnachfolger übermittelt werden. Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

14. Drittlandübermittlungen

Bei bestimmten IT-, CRM-, Analyse- oder Kommunikationsdiensten kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Eine Übermittlung findet nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO statt, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Darüber hinaus können gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, vertragliche Lead-Schutzfristen, gesetzliche Verjährungsfristen und die Erforderlichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine längere Speicherung rechtfertigen. Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf der einschlägigen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

16. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, Rollen- und Berechtigungskonzepte, eingeschränkte Partnerzugriffe, Datensicherungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und organisatorische Vertraulichkeitsverpflichtungen.

17. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruchsrecht: Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Unternehmenssitz ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, zuständig. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Zugangsbeschränkter Partnerbereich

Der Zugang zu dieser Website erfolgt über persönliche Zugangscodes, die wir ausgewählten Interessenten zur Verfügung stellen. Bei der Nutzung protokollieren wir dem jeweiligen Zugangscode zugeordnet insbesondere Anmeldungen, aufgerufene Seiten und Seitenbereiche, die Nutzung interaktiver Funktionen (z. B. des Punkte-Rechners), Klicks auf Kontakt- und Terminbuchungselemente, Verweildauer, IP-Adresse und Browserinformationen. Die Verarbeitung dient der Betreuung von Interessenten im Rahmen der Anbahnung einer Partnerschaft, der bedarfsgerechten Nachverfolgung sowie der Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Nutzungsdaten werden spätestens 24 Monate nach dem letzten substanziellen Kontakt gelöscht.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Website, die eingesetzten Dienste oder unsere Verarbeitungsprozesse ändern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.

Stand: Juli 2026